所属各部门：
为了规范财务报销行为，加强财务管理与内部控制，《新疆理化所财务报销制度（试行）》经2012年7月16日所务会讨论通过，现印发全所，请认真遵照执行。
附件：“新疆理化所财务报销制度（试行）”
中国科学院新疆理化技术研究所
2012年7月26日
附件
新疆理化所财务报销制度（试行）
第一章 总则
第一条 为了规范财务报销行为，加强财务管理与内部控制，根据相关财经法规和财务制度，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条 财务报销，指经济事项的借款与报销事项（以下统称财务报销）。
第三条 财务报销事项的审批，执行新疆理化所《财务报销制度》。
第四条 通过“网上报销系统”办理财务报销事项，执行理化所《网上报销规范》；网上报销权限仅限于本单位在职职工。
第五条 对于在财务报销中弄虚作假、严重违反财经纪律的，将追究其行政责任；触犯刑律的，移交司法机关追究其刑事责任。
第二章 基本要求
第六条 报销凭证的要求：
（一）从外部取得的原始凭证必须符合真实性、合法性、相关性、经济性、时效性要求，当事人应妥善保管好原始凭证并及时报销，下列原始凭证不予报销：
1、虚假票据；
2、内容填写不完整，字迹模糊不清或有明显涂改迹象的票据；
3、无票据专用章的票据；
4、数量、单价、金额不明确的票据；
5、单位名称不符的票据；
6、其他不符合票据管理要求的票据。
（二）自制原始凭证（如评审费、劳务费、物资采购费等）必须使用财务等部门定制的格式，并按要求填写完整。
（三）税务代开发票实行备案制度(附《代开发票事项备案表》)。因特殊原因未能取得发票而申请代开发票的，经办人须出具发生经济业务的原始凭据、提供证明人、以及阐明代开发票的充分理由，按审批程序审批后，经财务部门核准方可代开发票。
评审费、劳务费等常规性代开发票不执行备案制度。
（四）财务报销除应提供正式发票外，特殊事项的报销还应提供辅助凭据。如采购或服务合同、物资采购清单等（详见第三章具体报销事项的规定）。
（五）如原始凭证不慎丢失，补办凭证必须合法合规并且有辅助证明，否则因丢失原始凭据而造成的经济损失由个人负担。
（六）原始凭证报销时，必须按财务部门的要求粘贴整齐。
第七条 结算方式的要求。
（一）现金结算限额为1000元，超过现金结算限额一律使用转账结算，因特殊原因不能使用转账结算或不具备转账条件的，经财务部门批准后允许使用现金结算。
（二）支票结算的要求。
1、现金支票仅限于支付个人款项，单位之间的同城转账结算应使用转账支票，财务部门应严格按发票专用章上所载明的单位名称填写支票收款单位；
2、转账支票原则上不允许领用空白支票，因特殊原因而领用空白支票时，财务部门应在支票上写明日期、用途及限额，能确定收款单位的，应填写收款单位；
3、转账支票作废时，经办人应及时交回财务部门；如有遗失，经办人必须及时报告报务部门并登报声明作废；因遗失支票而造成的损失，由经办人负责。
（三）采用汇兑结算，经办人应准确提供收款单位银行账户信息，因提供信息错误而错误划转资金，由经办人负责。
（四）超过现金限额的异地转账结算应使用公务卡，公务卡结算执行新疆理化所《公务卡管理办法》；使用公务卡结算的，报销时应提供刷卡凭据。
第八条 报销时限的要求。
（一）常规财务支出事项，经办人应在当月办理报销手续，特殊原因跨月报销的，经财务部门核准后，可延迟到次月10日前报销。常规财务支出事项不允许跨年度报销。
（二）特殊财务支出事项，需要跨月或跨年度办结，经财务部门核实后，可根据实际情况延迟报销时限。
1、通过汇款结算的财务支出事项，应尽量避免在年底办理，款项汇出后经办人应积极向对方索要发票，报销时限可延迟三个月；
2、仪器设备采购的财务支出事项，根据采购合同交货期延迟报销时限；
3、其他特殊财务支出事项，根据具体情况延迟报销时限。
（三）周期性财务支出报销事项实行定时报销。
1、电话费报销时间为：发票累积半年报销一次；
2、保健津贴报销时间为：按季度报销；
3、其他定时报销事项，由财务部门根据管理需要临行规定。
（四）年终12月25日到次年1月25日为年终决算日，停止日常报销业务。
第三章 报销事项
第九条 借款管理
（一）借款，是指因业务需要的暂借款和预付款，暂借款包括差旅费等各种临时性借款。预付款包括工程费用等各种预先支付的款项。
（二）借款实行“前款不清，新款不借”原则。
（三）借款必须一事一借、一事一结，不能一借多用，长期滚动挂帐。各项借款在具备报销条件时，应及时办理报销手续。除特殊情况外，借款挂帐不得超过三个月。
（四）借款人在报销时限内尚未办理经济事项的，必须将借款退回，根据需要可重新办理借款手续。
（五）财务部门应定期清理和催报借款，对于长期不报销又无充分理由的借款人，财务部门有权在其工资中扣还。
（六）单位原则上不允许个人用途借款，特殊情况的个人用途借款，由借款人书面承诺、所长办公会集体签批后方可办理。
第十条 公务接待费报销。
（一）公务接待费，是指公务接待所发生的餐费、礼品费、观光旅游费等。
（二）公务接待费实行总额控制。
（三）公务接待执行申请制度（附《公务接待申请表》），报销时由纪检监察部门登记备案。
（四）公务接待费的报销应“一事一结”，多次接待费集中报销时，应将每次接待费发票分别粘贴、分别登记备案。
（五）纵向课题经费原则上不允许报销公务接待费，专项经费管理办法有特殊规定的从其规定。
第十一条 车辆运行维护费报销。
（一）车辆运行维护费，指用于车辆运行和维护的相关支出，包括油料费、修理费、保险费、停车费等。
（二）车辆运行维护费实行总额控制。
（三）油料费按车辆统一核定，定点加油，统一结算。
（四）车辆维修实行定点维修、实物验收制度，报销时须提供车辆维修清单。
（五）保险费按政府采购程序统一办理。
（六）其他车辆运行费按据实报销。
第十二条 差旅费报销。
（一）差旅费，包括往返出差地的交通费（飞机、汽车、火车）、会务费、住宿费、公杂费等。
（二）出差实行申请制度（附《出差申请表》）。
（三）差旅费报销票据必须与《出差申请表》内容一致，否则不予报销。
（四）出差发生的宴请、礼品、办公用品等不属于差旅费范畴的报销事项，应单独报销。
（五）机票由出差人按指定的供应商自行订购，财务部门统一结账；报销机票时必须附登机牌。
（六）会议出差应提供承办方会议通知。
（七）由研究所统一办理出差保险的职工，不再报销出差保险费。
（八）差旅费报销中由旅行社开具的发票原则上不予报销，若能证明会议由旅行社承办的，经核实后准予报销。
第十三条 会议费报销。
（一）会议费，指由研究所（各部门、课题）承办各种会议所发生的费用。
（二）会议费报销实行申请制度（附《承办会议（活动）申请表》）。
（三）申请承办会议时应提供会议费预算，明确会议地点、参加人数、会议天数、费用标准等。
（四）承办各种活动，参照会议费报销执行。
第十四条 租车费报销
（一）租车费，包括市内租车费和市外长途租车费。
（二）市内租车费的报销，应注明出发地和目的地，并提供正式发票，无公章的出租车发票不予报销。
（三）市外租车费的报销，实行申请制度（附《市外租车申请表》），应明确路线、里程、乘车人数等信息，并提供驾驶员手机、车型、车牌号等信息，经审批后方可办理租车业务。租车费的报销须提供正式发票。
第十五条 移动电话费报销。
（一）移动电话费，是指根据公务需要，按新疆理化所规定人员和规定标准实行月总额控制的移动电话费用。
（二）移动电话费的报销，须提供正规发票，按发票消费合计金额报销；充值卡、预付发票、各种活动预交费用发票等不予报销。
（三）移动电话费的报销，仅限于报销人的电话费，非报销人的电话费发票不予报销。
（四）移动电话费实行定时报销（累积半年发票报销一次）。
第十六条 劳务费报销。
（一）劳务费，是指支付给单位和个人的劳务费用，包括临时聘用人员工资、稿费、翻译费、咨询评审费等。
（二）签订劳务用工合同的劳务费，合同应在财务部门备案，由财务部门根据合同约定的时间和工资标准支付劳务费用。
（三）支付给个人的劳务费，须提供《劳务费发放表》和税务代开发票。没有签订合同的劳务费报销，还须提供个人身份证复印件。
（四）支付给个人的劳务费，应转账支付给提供劳务的个人（个人银行卡）。
（五）劳务费的支付严格预算控制，不得超预算支付劳务费。
（六）劳务费中专家咨询（评审）费的报销制度单独制定。
第十七条 专家咨询（评审）费报销。
（一）专家咨询（评审）费，是指在课题研究过程中支付给临时聘请的咨询（评审）专家的费用，
（二）咨询费不得支付给参与该项目（课题）及课题管理相关工作人员。
（三）专家咨询费发放标准，参照国家专项经费管理办法执行，支出总额不得超出课题预算。
（三）专家咨询费的报销，须提供《专家咨询（评审）费发放表》和税务代开发票。
（四）学生论文答辩等费用，按劳务费报销规定执行。
第十八条 科研外协费报销。
（一）科研外协费，是指委托外单位协作完成所承担科研任务中的一部分所支付的科研协作费用。
（二）科研外协费的支付实行申请制度（附《科研外协费支付申请表》）。
（三）科研外协费严格根据科研任务书所约定的协作方和外协预算执行。
（四）申请支付科研外协费时，须提供科研任务书或预算书。
（五）外协方有义务提供外协费支出的原始凭证和财务决算报告。
第十九条 分析测试费报销。
（一）分析测试费，是指进行分析、测试、加工、试验等科研业务所支付的费用。分析测试包括内部分析测试和委托分析测试。
（二）理化所具备条件的分析测试应在本单位内部完成；委托分析测试实行申请制度（附《委托分析测试申请表》），委托分析测试必须经理化所相关分析测试部门核准。
（三）超过1万元的委托分析测试须签订委托合同。
（四）委托分析测试费的报销，应提供被委托方加盖公章的分析测试报告书复印件。
第二十条 物资采购费用报销。
（一）物资采购，指采购固定资产、科研材料器具、办公用品等具有实物形态的物资以及软件产品等。
（二）超过限额（3000元）的物资采购实行申请制度（附《物资采购申请表》）；政府采购范围的物资采购无论金额大小全部实行申请制度，由资产部门统一采购。
（三）主管部门应履行物资采购的相关性和符合性审核，科研用物资采购由科技处核准；非科研用物资采购由办公室核准。
（四）资产管理部门应审慎确定供应商，符合招标条件的，执行新疆理化所《内部招标管理办法》；不符合招标条件的，采购申请人至少建议两家供应商，由资产管理部门核准供应商。
（五）物资采购的报销，应由供应商提供物资清单（或机打购物小票），资产管理部门按物资清单实施验收。
第二十一条 修缮费报销。
（一）修缮费，是指办公室（实验室）的维修、改造、装修等项目所发生的费用。
（二）超过限额标准（10000元）的修缮项目，实行申请制度（附《办公室（实验室）修缮项目申请表》），修缮项目申请人应提供修缮费预算，签订修缮合同，基建管理部门负责审核。修缮项目经审批后方可实施。符合招标条件的，执行《内部招标管理办法》。
（三）修缮项目完工，应由资产部门和基建部门联合验收。报销时应提供正式发票、修缮项目合同和修缮项目决算。
第二十二条 设备维修改造费报销。
（一）设备维修改造费，指对现有设备进行维修、升级、改造等所发生的支出。
（二）超过限定标准（10000元）的设备维修改造项目实行申请制度（附《设备维修改造费项目申请表》），应组织专家论证，制定维修预算，签订维修合同。符合招标条件的，执行《内部招标管理办法》。
（三）维修改造项目完工，应由资产部门协同专家组进行验收，报销时应提供正式发票和维修合同。
第二十三条 其他日常费用报销，
（一）其他日常费用报销，指除以上报销事项的财务报销事项。
（二）其他日常费用的报销，按相关财务制度执行。
第四章 附则
第二十四条 本制度自发布之日起实施。
第二十五条 本制度由财务资产处负责解释。
