（试行）
第一章 总则
第1条 本制度是结合新疆理化技术研究所ARP系统科研管理模块的业务流程给出业务作业的规范描述，各有关部门应根据本制度进行ARP系统相关业务的操作。
第二章 编码统一规则
第1条 编码包括：项目编码、课题编码、子课题编码，产出物编码。所有编码规则均按照中科院的统一规定，设为六至十位编码（具体编码规则见附件一）。
第2条 所有科研项目、课题、子课题、产出物的相关编码和名称统一由科研管理部门负责建立和维护。
第三章 项目立项
第1条 课题开题前需完成系统外立项需求的提交、可行性研究、立项审批、立项批复等工作。
第2条 课题负责人将项目立项涉及的所有书面材料原件一式1份交科研管理部门，同时提交电子版。
第3条 科研管理部门根据立项批复在ARP系统内建立课题层次分解结构，自动开立核算帐号，提交财务部门开始课题运转。
第4条 根据项目管理的实际需要，所有项目在ARP系统中开立时，项目结束时间统一按任务书的实际结束时间顺延一年，保证后续核算的时间需求。
第5条 对于没有正规立项批复文件，但确有设立虚拟项目需要的，包括长期对外横向合同项目、支撑部门科研服务项目、结余经费结转项目等，在开立前需填写《虚拟项目立项申请表》(格式参见附件二)，由科研管理部门领导审批后方可进行项目立项。
第四章 项目分解结构（WBS）
第1条 按照ARP项目管理系统的要求，所有项目无论项目大小和层次一律建立项目分解结构（WBS结构），每个项目均建立项目层、课题层、子课题层三层架构，并按照编码规则编定对应的唯一的编码。其目的是细化项目和课题的管理，对项目、课题的收入和成本按照子课题为基本单位进行核算。
第2条 所有的成本都必须归集到最底层子课题（WBS的叶子节点）。
第3条 项目分解结构由科研管理部门指定专人负责建立，并负责修改和维护，维护的流程如下：
1） 各项目或者课题负责人根据实际情况提出增加新子课题或者修改子课题信息。
2） 提交《项目分解结构（WBS）调整申请单》(格式参见附件三)。
3） 由科研管理部门负责与财务管理部门和资产管理部门，就相关的财务信息、资产信息进行变更沟通，并由两部门业务负责人在《WBS调整申请单》上签署意见后，由科研管理部门领导在系统外进行审批。
4） 由指定的科研项目管理人员根据调整申请单在系统中增加新子课题或修改原有子课题。
第4条 对于分解结构变动频繁的项目，科研管理部门必须安排指定人员每周或每月至少一次定时维护WBS结构，保证项目、课题核算及时、准确。
第5条 研究所下属各研究组都设置成为一个项目/子课题组织，他们都是整个项目的分建设单位，各组间项目/子课题组织实行安全性屏蔽，只能访问和修改本组相关的项目和子课题，但科研项目管理超级用户、主管所领导和科研管理部门领导可以访问所有的项目和子课题。
第6条 不同课题负责人或者主要成员只能对自己拥有权限的项目或子课题进行操作，而不能对其他不具备权限的项目或子课题进行操作。
第7条 对于课题经费外拨给其他单位并委托其承担部分科研任务的课题的处理，建议对外拨部分在该课题的WBS下设立虚拟的子课题帐号，进行专项核算。
第8条 WBS中项目、课题、子课题的定义和层级划分规则：项目、课题、子课题三级结构是为了满足研究所科研管理业务需要，规范科研管理层次建立的。项目层主要记录项目任务书中的静态信息。课题层是研究所科研管理的主要对象，记录课题实际执行的动态信息。子课题为财务明细核算的对象，体现财务核算信息。
第9条 课题的暂停和恢复：要求必须由课题负责人或科研项目管理人员根据课题执行的具体情况提交书面报告，由科研管理部门领导签署审批意见后方可进行。
第10条 在ARP系统其他模块中，和项目、课题有关的业务操作也必须按照项目的分解结构来进行划分。
第五章 项目投入人年管理
第1条 所有课题组长或课题助理必须定期维护课题成员在每个课题的实际投入时间记录，提供每个课题的所有人员投入的实际原始记录。
第2条 在维护每条明细投入时间记录时要求起始时间必须真实，否则可能影响年终人年报表统计的结果。
第3条 时间单位可以根据需要选定统计单位：人年，人月，人小时等。
第4条 系统保持历年人年投入的原始记录，并可逐年累加统计，同时预留与绩效管理模块的接口。
第六章 项目预算管理
第1条 根据研究所目前“以收代支”的财务管理要求，科研管理部门必须进行项目总体收入预算的维护，若有可能最好同时进行明细的课题预算的维护，并且能够和财务部门的明细核算科目口径一致，以便科研管理部门提供明细预算后，财务部门可以遵循该预算进行成本核算控制。
第2条 系统当中科研管理部门的预算口径是通过设定的支出/收入类型来进行预算的，在财务部门进行明细核算科目细化后，要求财务部门提供支出/收入类型与明细核算科目的对照表，由财务部门主管进行审核，同时提交科研管理部门确认。之后科研管理部门系统用户将此对照表维护到项目会计模块当中去，以便可以输出项目的预算与实际发生的对照统计报表，同时也可自动生成相关报表。
第3条 预算额度更改，如果涉及科研管理部门预算口径的明细更改，那么必须先经科研管理部门进行系统预算更改，然后财务再进行对应实际核算预算的更改。如果只是财务核算口径的预算更改，那么只涉及到系统中财务总帐模块的预算更改。预算更改系统外审批流程同新建预算流程。
第七章 项目财务核算
第1条 进行课题核算时，必须科研管理部门建立WBS结构，建立子课题明细核算帐号后，财务部门才能进行该课题的帐务处理。
第2条 课题帐号的暂停或者恢复根据实际情况由课题负责人或相应的科研管理人员提出申请，并提交科研管理部门审核，财务部门确认，由科研管理部门相关用户在ARP系统中对该课题进行暂停或者恢复，这将影响到课题的后续核算是否能够进行。
第3条 要求课题组做到帐务发生前的事前控制，即实时查询当前每个课题的实际余额，对费用发生进行控制和调配。如果出现财务课题帐号余额不够的情况，处理方式如下：
1） 同一课题内子课题帐号间的调配：课题负责人提出调配申请，提交科研管理部门或更高层主管进行审批，然后送交财务部门进行帐务处理。
2） 预留帐号到当前课题帐号的调配：课题负责人提出调配申请，提交科研管理部门或更高主管进行审批，然后送交财务部门进行帐务处理。
3） 同一课题组内子课题帐号间的调配：课题组负责人提出调配申请，提交科研管理部门或更高主管进行审批，然后送交财务部进行帐务处理。
4） 增加课题帐号额度：课题负责人提出调配申请，提交科研管理部门或更高主管进行审批，然后送交科研管理部门和财务部门进行系统预算额度更改。
5） 预算更改流程详见第六章。
第4条 与课题相关的费用发票、费用报销输入时必须有具体子课题，没有具体到明细子课题时，财务部门有权不受理。
第5条 对于科研项目的明细核算财务数据，从安全性与保密性角度来考虑，只能由财务部门操作。
第6条 在查询方面，只有项目模块超级用户、主管领导和项目授权人可以查询该模块中的相关项目信息，相关财务信息及其他信息。
第7条 课题结题后余额的处理，参见第九章。
第八章 产出物管理
第1条 所有项目或课题的产出都统称为产出物，产出物应在ARP系统中进行明细记录。
第2条 对于通过中科院登记的产出成果，目前ARP系统不做详细记录，只是对相关产出物进行状态标志。
第3条 产出物建立流程：由课题组提交《产出物申请表》（格式见附件四）和产出物原件，由科研管理部门主管领导进行审批核定，如果通过，将产出物明细信息的电子版送交科研管理部门产出物管理员进行系统登记。
第4条 如果该产出物已经登记为产出成果之后，那么成果申报人员也要将明细信息送交科研管理部门成果管理员进行系统登记，将该产出物标志为登记成果。
第九章 结题管理
第1条 项目结题时可能存在有些费用的分摊基础与初始记帐时不一致的状况，要在项目没有结题之前进行调整，调整的流程是要求课题负责人提出调整申请，提交科研管理部门主管或更高主管进行审批，然后送交财务部门确认，通过后才在系统内进行调整。
第2条 项目结题的ARP系统处理流程：
1） 项目或课题负责人提交课题结题报告，包括项目产出物信息、投入人年信息、预算信息、实际财务收入支出信息等，提交科研管理部门和财务部门核对。
2） 科研管理部门负责核对项目相关信息。
3） 财务部门负责核对项目相关财务信息。
4） 如需审计，则由上级主管部门或审计部门进行审计；如果审计不通过，则修改项目结题报告；审计通过，如需审批，则由上级主管单位单位审批；审批通过，财务部门进行成本确认。
5） 涉及课题余额，如要求全额结转，由课题负责人提交《课题结转申请表》（格式见附件五），所属研究组组长签署意见后，提交科研管理部门主管或更高主管进行审批，同时报送财务部门进行确认，如审批通过，财务会计进行系统余额结转。
6） 财务部门会计对项目进行关闭。
7） 系统打印课题结题明细报表，各相关部门进行存档。
第十章 附则
第1条 解释权限：本管理制度解释权归所科研开发处。
第2条 生效时间：二○○六年七月一日。
第3条 未尽事宜将在具体实施中调整、补充和完善。
附件一 ARP科研项目模块编码规则
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代码位 |
长度 |
中文描述 |
|
1-2 |
2位 |
项目年度[当第1位为数字“0”时，要以字母“O”代替] |
|
3-4 |
2位 |
项目任务来源代码 |
|
5-6 |
2位 |
当年项目流水号[“01”—“99”] |
|
代码 |
中文描述 |
|
国家任务 |
|
|
11 |
自然科学基金 |
|
12 |
国家高技术研究发展计划(863) |
|
13 |
国家科技攻关计划 |
|
14 |
火炬计划 |
|
15 |
星火计划 |
|
17 |
成果推广计划 |
|
18 |
社会科学基金 |
|
19 |
科技型中小企业技术创新基金 |
|
1A |
工业性试验计划 |
|
1B |
工程研究中心计划 |
|
1C |
企业技术开发重点项目计划 |
|
1D |
重点新技术推广项目 |
|
1E |
新产品试制计划 |
|
1F |
产学研联合工程计划 |
|
1G |
国家专项任务(大科学工程、空间专项等) |
|
1I |
除上述国家计划外由中央政府部门下达的课题 |
|
1J |
国家重点基础研究发展计划(973) |
|
1K |
国家高技术产业化项目(发改委) |
|
1Z |
国家其他任务 |
|
中国科学院任务 |
|
|
21 |
重大项目 |
|
22 |
重点项目 |
|
23 |
院五年计划特别支持 |
|
24 |
知识创新工程重大项目(含重大研究计划) |
|
2A |
知识创新工程重要方向项目(含创新团队) |
|
2B |
院地合作专项 |
|
29 |
院其他任务 |
|
地方任务 |
|
|
31 |
地方自然科学基金 |
|
33 |
地方攻关计划 |
|
34 |
地方火炬计划 |
|
35 |
地方星火计划 |
|
38 |
地方社会科学基金 |
|
39 |
除上述地方计划外由地方政府部门下达的课题 |
|
企业委托 |
|
|
41 |
大中型企业委托 |
|
49 |
其他企业委托 |
|
研究所自选 |
|
|
51 |
所其他 |
|
52 |
重点开放实验室自选 |
|
53 |
工程中心自选 |
|
54 |
知识创新工程领域前沿项目 |
|
55 |
所开发项目 |
|
60 |
国际合作课题 |
|
90 |
其他任务 |
2. 课题编码：
|
代码位 |
长度 |
中文描述 |
|
1-6 |
6位 |
项目编码 |
|
7 |
1位 |
该项目下课题流水号[“1”到“Z”，优先使用“1”到“9”] |
|
代码位 |
长度 |
中文描述 |
|
1-7 |
7位 |
课题编码 |
|
8 |
1位 |
本单位所属学科代码 |
|
9-10 |
2位 |
该课题下子课题流水号[“01”—“99”] |
|
代码 |
中文描述 |
|
1 |
辐射物理 |
|
2 |
计算机科学与技术 |
|
3 |
材料物理 |
|
4 |
资源化学 |
|
5 |
化学化工 |
|
Z |
其它 |
4. 产出物编码规则：
|
代码位 |
长度 |
中文描述 |
|
1-2 |
2位 |
产出物类型代码[当第1位为数字“0”时，要以字母“O”代替] |
|
3-6 |
4位 |
产出物年度 |
|
7-10 |
4位 |
当年产出物流水号“0001”到“9999” |
附：产出物类型代码
|
代码 |
中文描述 |
|
O1 |
论文 |
|
O2 |
专著 |
|
O3 |
软件 |
|
O4 |
专利 |
|
O5 |
奖项 |
|
O6 |
咨询报告 |
|
O7 |
成果鉴定 |
|
O8 |
标准 |
|
O9 |
会议报告.论文 |
|
10 |
“三新”产出物 |
|
11 |
主办会议 |
|
99 |
其他 |
附件二 ARP虚拟项目立项申请表
|
申请人： 申请时间： |
|||||
|
项目编码 |
项目名称 |
项目负责人 |
所属组织 |
密级 |
|
|
任务来源 |
经费来源 |
收入类别 |
收入类型 |
预算总金额（万元） |
留所经费（万元） |
|
项目起止时间 |
几级承担单位 |
下达委托单位 |
合作单位 |
合作单位角色 |
合作形式 |
|
技术领域 |
社会经济目标 |
课题类型/课题任务类别 |
课题所属行业 |
学科方向 |
|
|
课题人员名称 |
人员职责 |
主要研究内容 |
说明/备注 |
||
|
科研管理部门审批意见 |
nbsp; 负责人签名： 年 月 日 |
||||
附件三 项目分解结构（WBS）调整申请单
项目/课题负责人： 申请时间：
|
原有WBS结构 |
修改/新增后WBS结构 |
调整属性 |
||
|
课题编号 |
课题名称 |
课题编号 |
课题名称 |
|
|
子课题编号 |
子课题名称 |
子课题编号 |
子课题名称 |
|
|
修改□ 新增□ |
||||
|
修改□ 新增□ |
||||
|
修改□ 新增□ |
||||
|
调整理由 |
||||
|
财务部门意见 |
nbsp; 负责人签名： 年 月 日 |
|||
|
资产部门意见 |
nbsp; 负责人签名： 年 月 日 |
|||
|
科研管理部门审批意见 |
nbsp; 负责人签名： 年 月 日 |
|||
附件四 产出物申请表
申请人： 申请时间：
|
产出物名称 |
产出物类型 |
产出物时间 |
产出物作者 |
是否提供原件 |
|
年 月 日 |
||||
|
年 月 日 |
||||
|
年 月 日 |
||||
|
年 月 日 |
||||
|
年 月 日 |
||||
|
科研管理部门审批意见 |
责人签名： 年 月 日 |
|||
附件五 课题结转申请表
申请人： 申请时间：
|
子课题编码 |
子课题名称 |
经费余额（万元） |
|
|
|
|
|
结转子课题编码 |
结转子课题名称 |
结转理由 |
|
|
|
|
|
研究组组长意见 |
研究组组长签名： 年 月 日 |
|
|
财务部门意见 |
负责人签名： 年 月 日 |
|
|
科研管理部门 审批意见 |
负责人签名： 年 月 日 |
|
